Quelques outils indispensables pour le référencement (Blog referencement google)

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Les outils indispensables de la gestion de projet : introduction

Ce post sert d'introduction a une série de billets qui seront consacrés aux outils de suivi de projet. Les documents que je vous présenterai dans les jours a venir font partie d'un "kit méthodologique" mis au point par mon agence, Nurun. Ces outils sont mis en place sur la plupart des projets de l'agence pour optimiser le travail quotidien des Chefs de projet. Je ne présenterai pas tous les documents qui constituent ce kit méthodologique, mais uniquement ceux que je considère comme "indispensables", a savoir : · le Flash Report, · un modèle de Compte-Rendu de Réunion, · le formulaire de Change Request, · le tableau de Suivi de production, · le document de Follow Up. Enfin, chaque document sera disponible en téléchargement. Tout prochainement, le premier billet de la série : "Les outils indispensables de la gestion de projet (1/5) : le Flash Report" [lien] [FR]

Les outils indispensables de la gestion de projet (1/5) : le Flash Report

Ce billet fait partie d'une série consacrée aux outils de suivi de projet. Le premier outil que je présente s'appelle le "Flash Report". Issu de la méthodologie de gestion de projet mise au point par mon agence, Nurun, il est disponible en téléchargement a la fin du billet (merci a Nurun de m'avoir autorisé a diffuser ce document) Dans le développement d'un projet, il est primordial de communiquer régulièrement avec le client sur l'avancement du projet. Pour l'informer et lui donner de la visibilité, pour le rassurer, mais aussi pour l'alerter sur les risques et les points critiques. Les réunions n'étant pas suffisantes, un document de suivi est nécessaire. C'est la qu'entre en jeu le "Flash Report". DEFINITION Comme son nom l'indique, le "Flash Report" est un document bref dont l'objectif est de fournir une vision macro et synthétique du projet a date. Généralement hebdomadaire, il concerne le travail réalisé la semaine écoulée. Il est donc rédigé le Lundi de la semaine suivante par le Chef de Projet, et est envoyé aux personnes ayant un rôle décisionnaire côté Client. A QUOI SERT CE DOCUMENT ? Le "Flash Report" permet : · de donner un statut clair et a date sur le projet, · de communiquer avec le client sur les informations importantes, · de lever des alertes et anticiper les éventuels dérapages, · au client de prendre les décisions qui s'imposent une fois qu'elles ont été levées en alerte. En bref, quiconque arrive sur le projet et qui lit ce document doit avoir une bonne vision d'avancement du projet. CONTENU DU DOCUMENT Vous avez peut être déja vu ce genre de document mais intitulé autrement (comme "Weekly Status Report" par exemple). Peu importe son nom, ce qui compte c'est que le contenu du "Flash Report" soit a peu de choses près le même, a savoir : · un aperçu général du projet au travers d'indicateurs clés · les tâches réalisées et les décisions importantes (de la semaine passée) · les points a discuter, les risques liés au projet et les prochaines réunions (pour la ou les semaines a venir) · les actions importantes a venir. 1. L'APERCU GENERAL DU PROJET Chacun des composants du projet (périmètre, planning, ressources, budget et technologie) est coloré en fonction de son statut : · Vert : aucune remarque particulière, tout est sous contrôle, · Orange : alerte et/ou des solutions sont identifiées et des actions correctives sont en cours, · Rouge : point critique pour le projet – intervention du comité de pilotage nécessaire. Evidemment, cette partie doit être en corrélation avec ce qui est décrit dans les parties suivantes ;-) 2. LES TACHES RÉALISÉES ET LES DÉCISIONS IMPORTANTES Les macro taches de la semaine passée sont décrites en précisant le type de tâche et les ressources concernées. Vous pouvez typer ces macro tâches (Project Management, Graphic Design, MeeTing...) Egalement, quand il y a des décisions importantes qui ont été prises par le client ou conjointement par l'agence et le client, il est important de le préciser et de noter la date de cette décision. 3. LES POINTS A DISCUTER, LES RISQUES ET LES PROCHAINES RÉUNIONS C'est la partie qui peut déplaire au client car c'est la que sont listés : · les points épineux (documents en attente de validation client, changement de brief, modification du périmètre...) · les risques (décalage planning, coût supplémentaires liés aux potentiels changements de pérmiètre...) · les prochaines réunions 4. LES ACTIONS IMPORTANTES A METTRE EN OEUVRE Cette rubrique permet de donner de la visibilité au client sur les actions principales a venir sur les prochaines semaines. En plus de les typer, on y adjoint un statut : IP (In Progress) ou NO (Not Open) ainsi qu'une date planifiée ("due date") PETITS CONSEILS PRATIQUES... ...Pour rédiger un bon "Flash Report" : · ne pas entrer dans le détail, garder une vue macro et pertinente · 3 ou 4 pages maximum, · privilégier les "bullet points" et ne pas être trop verbieux, · aller "straight to the point", · utiliser les acronymes pour les noms des personnes (ex : Eric DI POL = EDI), · enfin, pour les très gros projets, il peut être envisagé de faire 2 Flash Report (1 Flash Report UX et 1 Flash Report IT) TELECHARGER UN FLASH REPORT Voici un "Flash Report" a télécharger au format Word. Il n'est pas vierge, son contenu est totalement fictif mais cela permet de mieux appréhender le document. CONCLUSION Le "Flash Report" est un des outils indispensables de suivi de projet. Pour le rédiger, vous devrez "sortir la tête du guidon" et avoir un certain recul vis-a-vis du projet, ce qui est très important pour le pilotage d'un projet. Prochainement, "Les outils indispensables de la gestion de projet (2/5) : le Compte-Rendu de Réunion" [lien] [FR]

Les outils indispensables de la gestion de projet (2/5) : le Compte-Rendu de Réunion

Ce billet fait partie d'une série consacrée aux outils de suivi de projet. Le second outil que je présente, bien connu des chefs de projet, est le Compte Rendu de Réunion. Issu de la méthodologie de gestion de projet mise au point par mon agence, Nurun, il est disponible en téléchargement a la fin du billet (merci a Nurun de m'avoir autorisé a diffuser ce document) DÉFINITION Qui dit "réunion" dit "compte-rendu de réunion", tous les Chefs de Projet le savent bien. Le Compte-Rendu de Réunion (que j'appellerai CRR) est le résumé des discussions relatives a une assemblée ou une réunion, qui comprend également les décisions prises et les actions a mettre en œuvre. Généralement, un CRR est précédé par l'envoi d'un ODJ (Ordre Du Jour). L'ODJ est envoyé aux participants et leur permet de préparer la réunion en amont et de ne pas découvrir les sujets pendant la réunion. Après la réunion, il faut rédiger le CRR et le diffuser rapidement a tous les participants et ceux qui sont concernés (même s'ils étaient absents). La rédaction du document, pas très gratifiante mais ô combien indispensable, incombe généralement au Chef de Projet ou a son assistant s'il en a un (généralement un stagiaire ;-) A QUOI SERT CE DOCUMENT ? Combien de fois vous êtes-vous retrouvés dans la situation suivante avec le client : Le client : "Il manque 4 pages dans votre livraison. Vous vous souvenez, nous avions dit lors d'une réunion il y a environ 2 mois qu'elles seraient prêtes pour le lancement du site. Où sont-elles ?" L'agence : "Non non, je me souviens très bien, nous avions dit que 2 seraient prêtes pour le lancement et les 2 autres seraient lancées en v2." Le client : "Vous vous trompez, je suis désolé. Je n'ai pas souvenir de cette décision, ce n'est pas ce que nous avions dit..." Vous avez connu cela ? Et bien ce document sert essentiellement a éviter cela ! Et plus sérieusement, il permet : · de reformuler les discussions / les décisions et éviter ainsi les incompréhensions, · de fournir a tous les participants le même niveau d'information, · de valider de façon formelle un certain nombre de choses, · de conserver un historique des discussions, des décisions et des actions qui ont été mises en place, · d'attribuer a chacun des actions a mettre en œuvre avec des deadlines associées, · et en cas de changement d'interlocuteur, c'est un document très utile pour aider le nouvel interlocuteur a "prendre le train en marche" LES ÉLÉMENTS ESSENTIELS D'UN CRR En plus des éléments basiques (date, heure, liste des participants...), tout compte-rendu doit contenir les éléments suivants : · des constatations : l'exposition des faits, d'une situation, etc… par l'une ou les l'autre des parties, ou les 2. · des informations : cela correspond soit a la retranscription synthétique des discussions qui se déroulent pendant la réunion, soit a une information fournie par l'une des parties. · des recommandations / des propositions : c'est un conseil (une « reco ») que donne généralement l'agence. Mais on peut aussi faire une proposition lorsque la personne concernée par cette proposition n'est pas présente a la réunion. · des décisions : elles sont prises de façon unilatérale bien souvent après une recommandation ou une constatation importante, · des tâches / des actions a mettre en œuvre: qui doivent être assignées a une ou plusieurs personnes et accompagnées d'une date butoir. STRUCTURATION DU DOCUMENT Un CRR peut se faire de façon littéraire (un exemple ici) ou en utilisant la méthode par "action items". C'est cette méthode que je vais détailler ici car elle a l'avantage d'être très structurée, adaptable a chaque type de réunion et très lisible. On distingue 4 grandes parties : 1. LES INFORMATIONS BASIQUES Ce sont la date, le lieu et l'heure et la durée de la réunion, les participants, un rappel de l'ODJ, l'auteur... Ce sont les informations indispensables pour replacer la réunion dans son contexte. 2. LES SUJETS ABORDÉS ET LES DISCUSSIONS Cette partie peut être très longue et pas forcément très bien retranscrite quand elle la méthode "littéraire" est utilisée. Au contraire, le format par liste d'item permet : · d'utiliser un numéro unique pour identifier plus distinctement chacune des discussions, · de typer les discussions : c'est ici que l'on retrouve les Constatations, les Recommandations, les Décisions... En typant les discussions, on propose une lecture plus simple du document. · de notifier les personnes qui sont liées a chaque discussion et ce, en utilisant des acronymes (ainsi, Eric DI POL devient EDI) · de regrouper les discussions sous des sujets (ici "graphic design") si nécessaire. 3. LES ACTIONS QUI EN DÉCOULENT Après avoir noté les discussions, les propositions et les décisions qui ont été prises, il est primordial de noter les actions a mettre en œuvre (les "next steps"). Les actions étant le résultat qui est attendu pour la suite du projet, elles sont notées a part dans le CRR pour être mieux identifiées. Les actions sont notées ainsi : · Référence au sujet correspondant (ex : action conséquente au sujet n°3 du CRR), · Description de la tâche a accomplir, · Personne ayant la responsabilité de mener a bien cette tâche, · Statut (en cours / non démarré), · Date butoir pour mettre en œuvre cette action. 4. LA PROCHAINE RÉUNION Valable uniquement si la date et l'objet sont déja connus et définitifs. On détaille alors la date, l'heure et le lieu du RDV, la liste des participants et le sujet qui sera abordé. CONCLUSION Le CRR utilisant la liste d'items nécessite une petite gymnastique intellectuelle dans sa rédaction car il faut bien structurer les informations et non les retranscrire "a la volée". Mais le CRR étant certainement le document que côtoient le plus souvent les Chefs de Projet, il est primordial de trouver un format qui soit adapté et pratique a utiliser. Et le format par "Action Items" que je viens de présenter permet de s'adapter (je trouve) a tous types de réunions. TELECHARGER UN COMPTE-RENDU DE REUNION Voici un "CRR par action items" a télécharger au format Word. Il n'est pas vierge, son contenu est totalement fictif mais cela permet de mieux appréhender le document. Prochain billet de la série : "Les outils indispensables de la gestion de projet (3/5) : le formulaire de Change Request" [lien] [FR]

Les outils indispensables de la gestion de projet (3/5) : le formulaire de Change Request

Ce billet fait partie d'une série consacrée aux outils de suivi de projet. Le premier outil que je présente s'appelle le "formulaire de Change Request". Issu de la méthodologie de gestion de projet mise au point par mon agence, Nurun, il est disponible en téléchargement a la fin du billet (merci a Nurun de m'avoir autorisé a diffuser ce document) DÉFINITION ET CONTEXTE D'UTILISATION Une "Change Request" est littéralement une "demande de changement / de modification" émanant du client. Cette demande peut apparaître a tout moment dans un projet en phase de production et peut être très variée : le client souhaite rajouter une sous-rubrique, modifier une fonctionnalité, supprimer un process métier...Il incombe au Chef de Projet de gérer ces demandes imprévues et de les formaliser via le formulaire de "Change Request". On parle de "Change Request" lorsque la modification demandée par le client intervient après la validation des spécifications. Ainsi, il n'y a pas de "Change Request" en phase de conception mais uniquement en phase de production. Si le client souhaite apporter une modification fonctionnelle (ex : supprimer 2 étapes au tunnel d'achat d'un site e-commerce) alors que les spécifications ont été validées avec 5 étapes et que les développeurs et graphistes s'appuient sur ces spécifications pour travailler, cette demande a un impact et doit faire l'objet d'une Change Request. CONCRETEMENT, QUELLE EST LA MARCHE A SUIVRE ? Le process est le suivant : · le client fait part de sa demande de modification au Chef de Projet, · si ce dernier a suffisamment d'information, il qualifie la demande : · description détaillée de la demande, · quelle est la charge de travail par profil a fournir pour traiter la demande ? · quel en est le coût ? · quel est l'impact de la demande concernant l'élongation du planning ? etc... · toutes ces infos permettront au client de prioriser les demandes a mettre en œuvre en fonction des impacts de chacune, · le Chef de Projet doit envoyer la Change Request au client et attend un retour du client quant a l'acceptation ou non des impacts liés a cette demande · si les impacts sont acceptés par le client, le Chef de Projet devra en alerter son équipe. Cette dernière devra intégrer les nouveaux développements dans le planning et mettre a jour les spécifications, · si les impacts ne sont pas acceptés par le client, la demande peut être annulée, différée, rediscutée, revue a la baisse… mais les modifications ne sont donc pas prises en compte pour le moment. L'INTÉRET DE NOTIFIER ET QUALIFIER LES CHANGE REQUESTS Il est important de le faire pour plusieurs raisons : · parce que la demande de changement a des impacts en terme de charge de travail et de planning, · de fait, elle a un coût que le client devra assumer, · parce que c'est du travail supplémentaire qui modifie le périmètre initial, · parce que la demande peut remettre en cause tout ou partie du travail effectué a ce jour et que le client doit en être informé, · parce qu'elle permet de décrire le nouveau fonctionnement souhaité par le client (ce qui permettra de mettre a jour les spécifications) · cela permet de valider les décalages du planning et les coûts liés a ces demandes si le client valide la Change Request · enfin, il y a une trace écrite de toutes les demandes supplémentaires qu'a faites le client. CONTENU DU DOCUMENT 1. Les informations basiques Ce sont les infos minimales qui permettent de classer les Change Requests : nom du client, du projet, numéro de la Change Request et objet de la demande. 2. Les détails de la demande On demande plusieurs types d'informations : · les raisons du changement (décision marketing, information plus disponible...) · une description détaillée de la demande, · l'impact si cette demande n'est pas mise en application, · la date de la demande et le nom de la personne qui a demandé la Change Request L'information la plus importante est bien évidemment la description détaillée et le nom de la personne qui a fait la demande. Lister les raisons du changement n'est pas indispensable. 3. La qualification par l'agence C'est ici qu'il faut détailler : · la charge de travail (en heures) de chacun des profils qui devront intervenir pour mettre en œuvre cette demande : Chef de Projet, DA, Flasheur, Intégrateur, Développeur... (liste a adapter en fonction de votre projet évidemment) · la date et le nom de la personne qui a fait l'évaluation · et les deux indicateurs clés pour le client : le coût total et l'impact planning de cette demande. A coup sûr, ce sont ces 2 derniers éléments que vont regarder en priorité les clients, et pas forcément le détail des jours / homme. Sauf s'il souhaite négocier avec le Chef de Projet ;-) 4. La réponse du client En se basant sur les infos précédentes et l'importance de sa demande (prioritaire, correction mineure, amélioration...) le client a tous les éléments en sa possession pour prendre une décision : · soit il valide la change request dans sa totalité (coût + planning), · soit il l'annule (coût trop élevé, impact planning trop important...) · soit il la diffère en v2 (budget de l'année prochaine, amélioration non prioritaire...) Et peu importe le statut, il faut absolument renseigner le nom du décisionnaire, la date et le lieu de la prise de décision. Pour être valide, toute Change Request doit être signée puis faxée ou renvoyée par voie postale. Elle doit absolument être conservée par le Chef de Projet car elle est la preuve des impacts acceptés par le client. CONCLUSION Normalement, les Change Requests ne sont pas censées être trop nombreuses dans un projet : si tous les acteurs importants ont participé a la phase de conception et que cette dernière s'est bien déroulée, il devrait y avoir très peu (voire pas du tout) de Change Requests. Dans le cadre de très gros projets, certains demandes de modifications arrivent en plein milieu du projet (voire a la fin), de nouveaux responsables entrent dans le projet... Les Change Requests peuvent donc très vite s'accumuler et modifier considérablement le plan projet. Elles sont donc le garde fou du Chef de Projet pour lui permettre de justifier les coûts supplémentaires et les décalages planning. TÉLÉCHARGER UN FORMULAIRE DE CHANGE REQUEST Voici un formulaire de Change Request a télécharger au format Word. Il n'est pas vierge, son contenu est totalement fictif mais cela permet de mieux appréhender le document. Prochain billet de la série : "Les outils indispensables de la gestion de projet (4/5) : le tableau de Suivi de production". [lien] [FR]

Les outils indispensables de la gestion de projet (4/5) : le tableau de Suivi de Production

Ce billet fait partie d'une série consacrée aux outils de suivi de projet. Le quatrième outil que je présente s'appelle le "tableau de suivi de production". Issu de la méthodologie de gestion de projet mise au point par mon agence, Nurun, il est disponible en téléchargement a la fin du billet (merci a Nurun de m'avoir autorisé a diffuser ce document) DÉFINITION ET CONTEXTE D'UTILISATION Comme son nom l'indique, ce document offre un statut clair sur l'état général de la production a date. C'est une sorte de récapitulatif global dédiée a la production, car on y retrouve des informations spécifiques a chaque phase que je vais vous détailler plus loin dans ce billet. Dans le terme "Suivi de Prod", 2 précisions s'imposent : · par "suivi", je fais référence au "statut" (en cours, non démarré, validé client...) Ce n'est pas une timesheet, je ne fais donc pas référence a un état d'avancement en heure ou en pourcentage · par "production", j'entends production au sens large (a la fois production graphique des templates, production graphique des contenus, intégration HTML, développements IT...) Les informations clés sont donc les éléments a produire et le statut qui leur correspond a date. Ensuite, un certain nombre d'informations complémentaires sont a renseigner. Le suivi de production se met en place juste avant le démarrage de la phase de production, une fois que tous les éléments a produire ont bien été identifiés (nombres de pages a designer, a intégrer, nombre d'animations a produire...) C'est le Chef de Projet qui est responsable de ce document et une mise a jour 1 ou 2 fois par semaine peut suffire. Bien que plutôt destiné a un usage plutôt interne, ce document peut être envoyé par mail au client ou présenté lors d'une réunion hebdomadaire de suivi de projet, pour donner de la visibilité au client sur la production. CONTENU DU DOCUMENT Ce document propose un double affichage : · un affichage micro dans la partie inférieure : c'est ici qu'il faut lister tous les éléments a produire et qu'il faudra mettre a jour les informations. · un affichage récapitulatif macro situé dans la partie supérieure, qui précise le nombre d'éléments correspondant a chaque statut (N pages non démarrées, N pages en cours, X pages validées...) Tout se calcule automatiquement en fonction de ce que vous allez renseigner dans la partie inférieure. Voici le détail des infos a renseigner / mettre a jour dans la partie inférieure (et ce, pour chacun des éléments a produire) : · ID (parce que ça fait sérieux et qu'on est quand même des informaticiens ;-) · Section ou Rubrique : pour vous permettre de trier plus facilement vos éléments a produire (a adapter selon votre projet) · Page : c'est ici que l'on renseigne le nom du fichier source (au format PSD, HTML...) Il est important de pré-renseigner ces cellules AVANT que les créas ne commencent a travailler. On évite ainsi les fichiers a la "nomenclature exotique" du type "tests.psd" (y a-t-il des créas dans la salle ? ;-)) · Version : elle apporte des précisions quant a l'information précédente. Indiquer la version de l'élément est donc très important pour s'y retrouver parmi tous les tests qui auront été faits par l'équipe · Type : cette info varie en fonction de la phase de prod. dans laquelle on se trouve (c'est donc a modifier selon votre projet) · pour la production graphique, on parlera par exemple de "page principale" ou de "déclinaison", · pour la production de contenus, on parlera d'animation, de texte, de vidéo ou d'ambiance sonore... · etc... · Log Date : correspond a la date de mise a jour de la ligne · Statut : c'est l'information la plus importante du tableau car c'est celle qui est affichée de façon synthétique dans la partie supérieure (a modifier selon votre projet et a plus ou moins détailler en fonction de votre niveau de précision) · Une série de dates a renseigner plus ou moins précisément selon vos besoins : · Date de début et Date de fin de la Production avec, a chaque fois, 2 dates (date planifiée et date réelle) · Date de validation interne : date a laquelle le DA / Directeur de Création a donné son accord pour présentation au client · Dates de validation du client : c'est la 2nde information la plus importante du document. Idem, 2 dates a chaque fois (date planifiée et date réelle) · Commentaires et/ou Réserves (si elles existent) Evidemment, on liste toutes les pages a produire une seule fois au début, puis on se contente de mettre a jour les statuts, les dates et les versions au fur et a mesure. Enfin, les variables (type, statut et section) sont a adapter une seule fois a votre projet et se trouvent a la fin du document, dans un encadré jaune. Elles sont reprises ensuite dans le document, notamment dans la partie récapitulative au début du fichier. INTÉRÊTS DE CE DOCUMENT Avoir un tel document a jour est intéressant pour les 2 parties : 1. Pour l'agence : · il offre un statut clair et accessible a tous, et ce, pour chacun des éléments a produire et donne un aperçu de tout le travail qu'il reste a produire · il contient des informations importantes pour l'équipe créa (validations du client, réserves a traiter...) et pour le Chef de Projet (dates réelles de 1ère présentation au client, date de validation client...) · il permet de définir en amont la nomenclature a utiliser pour les fichiers sources (pour éviter de se retrouver avec des "tests.psd" par exemple ;-)) · enfin, s'il est correctement renseigné, il contient les bonnes versions des fichiers sources qui sont en cours / validés 2. Pour le client : · le client peut voir quelles pages sont en attente de validation de son côté, · il lui permet de voir quelles pages comprennent des réserves, · Même si l'avancement n'est pas indiqué en heures ou en %, c'est quand même un indicateur quand a l'évolution de la production PETIT CONSEIL En fonction de votre projet, ce document Excel peut être dupliqué et utilisé pour d'autres phases liées a la production. Un seul fichier peut contenir plusieurs onglets ayant chacun ses propres particularités liées a chaque phase (statuts qui varient, types de dates qui diffèrent...) Ainsi, l'exemple proposé en téléchargement comporte : · 1 onglet pour la phase de création graphique des templates, · 1 onglet pour la phase d'intégration HTML avec les dates des tests d'intégration, · 1 onglet pour la phase de développement IT avec les dates des UAT (User Acceptance Tests) · etc... CONCLUSION A première vue, ce document peut paraître fastidieux a renseigner. Mais vous pouvez l'adapter a votre projet en allégeant, par exemple, le nombre de dates a renseigner ou la granularité des statuts... Si vous prenez le temps de le compléter consciencieusement, vous aurez une bonne vision du travail qu'il reste a produire et vous aurez également tout l'historique de la phase de production sur 1 seul document ! Enfin, ce tableau de suivi devient très vite indispensable lorsque vous avez un certain nombre d'éléments a produire, que ce soient des pages, des animations, des templates HTML a intégrer... TÉLÉCHARGER LE TABLEAU DE SUIVI DE PROD Voici un tableau de "Suivi de Production" a télécharger au format Excel. Afin d'illustrer son utilisation multiple, cet exemple comprend les 3 onglets décrits dans le paragraphe "petit conseil" Ce document n'est pas vierge, son contenu est totalement fictif mais cela permet de mieux appréhender le document. Prochain billet de la série : "Les outils indispensables de la gestion de projet (5/5) : le document de Follow Up". [lien] [FR]

Les outils indispensables de la gestion de projet (5/5) : le document de follow up

Ce billet fait partie d'une série consacrée aux outils de suivi de projet. Le cinquième et dernier outil que je présente s'appelle le "document de follow up". Issu de la méthodologie de gestion de projet mise au point par mon agence, Nurun, il est disponible en téléchargement a la fin du billet (merci a Nurun de m'avoir autorisé a diffuser ce document) PRÉSENTATION Le document de follow up est en quelque sorte un timesheet amélioré car il logue le temps passé pour chacune des tâches et permet de faire une évaluation du RAF (Reste A Faire), temps qui est nécessaire pour accomplir les différentes tâches et terminer ainsi le projet. Le principe est simple : chaque tâche du projet est listée par le chef de projet et les éléments suivants doivent être renseignés : · le temps prévisionnel (ou temps initial / planifié) : c'est le temps estimé (et vendu au client) pour réaliser la/les différentes tâches, · le réalisé (ou temps passé) : la somme du temps passé a travailler… · la réévaluation (ou le Reste A Faire – To Be Done) : c'est une requalification du temps prévisionnel. Cela correspond au temps nécessaire pour terminer la/les tâche(s). Idéalement, la réévaluation doit être identique (ou mieux, inférieure) au temps prévisionnel. Si elle est supérieure, cela veut dire qu'on a sous-estimé le temps nécessaire a l'accomplissement de la tâche ou que les ressources ont traîné pour la traiter. A partir de ces 3 données, on peut calculer le % d'avancement du projet (=le temps passé divisé par le temps initial). Nous verrons plus loin qu'il y a toujours les données théoriques ET les données réelles a prendre en compte (que ce soit pour le Reste A Faire ou pour le % d'avancement du projet.) CONTEXTE D'UTILISATION Indispensable pour les gros projets (plus de 6 mois), le document de follow up est également adapté aux projets moyens (de 3 a 6 mois). mais peut être également utilisé pour les petits projets (inférieurs a 2 mois) Sans document de suivi des heures, difficile de dire avec exactitude où en est le projet, sur quelle tâche / partie l'équipe est en avance, en retard, combien d'heures de travail il reste a produire... Vous pouvez vous fier a votre expérience (et a votre petit doigt ;-) mais cela ne suffit pas, sauf pour les petits projets. C'est le Chef de Projet qui est responsable de la bonne tenue de ce document mais il peut être complété directement par les ressources de l'équipe projet (flasheur, développeur, DA...) a condition que le Chef de Projet vérifie les données après saisie, évidemment. Sa fréquence de mise a jour varie en fonction du document : je propose le document en 2 versions, 1 avec une mise a jour hebdomadaire (v1) et l'autre avec une mise a jour quotidienne (v2). CONTENU DU DOCUMENT Il y a un certain nombre d'informations a renseigner avant le début du projet pour que les ressources puissent compléter le document : Avant de démarrer le projet, il faut : · préciser la date de démarrage du projet (qui va mettre automatiquement a jour toutes les autres dates) · lister toutes les tâches du projet · renseigner pour chacune d'entre-elles le temps prévisionnel (le temps prévu / vendu) pour réaliser la tâche. Cette donnée ne doit JAMAIS être modifiée par la suite. Elle sera réévaluée si besoin (grâce a la cellule "To Be Done" dans le doc v1 ou "Réévaluation" dans la v2) Une fois le projet que le projet a démarré : · les équipes doivent reporter au Chef de Projet le temps qu'ils ont passé sur chacune des tâches (le "Réalisé") avec les dates correspondantes, · le Chef de Projet doit renseigner le RAF (Reste A Faire) qui est nécessaire pour savoir si on est "on track" ou pas Petite note sur la différence entre RAF théorique et RAF réel : Sur une tâche Créa initialement planifiée sur 80h (2 semaines), le DA a déja passé 40h la 1ère semaine. Il a donc passé la moitié du temps qui était prévu et son RAF théorique est donc de 40h pour la 2nde semaine (80h - 40h) Mais le plus important n'est pas le RAF théorique, c'est le RAF réel (appelé aussi "Réévaluation") : · si le DA est dans les temps et qu'il lui reste réellement 40h de travail pour terminer la tâche, alors RAF théorique et réel sont égaux. C'est parfait. · s'il est en avance il aura besoin de moins de temps que prévu initialement. C'est encore mieux ! · par contre, s'il a pris du retard, il lui faudra plus que les 40h restantes. Il aura besoin par exemple de 50h. Le RAF réel est donc de 50h et non pas de 40h, et c'est cette donnée qui est importante car c'est celle qui correspond a la réalité. Au final, le DA aura donc dépassé de 10h le temps initialement prévu pour accomplir sa tâche. C'est la justesse de cette réévaluation du RAF qui va faire que le dashboard sera utile au projet et on pourra ainsi comparer l'avancement réel VS l'avancement théorique. DEUX VERSIONS DU DOCUMENT DE FOLLOW UP Je propose ici 2 versions du document de follow up : 1. La version "officielle" de Nurun Elle se renseigne semaine après semaine et ne fais pas la distinction entre les différents workstream (Créa, Intégration, Flash, Dev...) Toutes les tâches sont listées ensemble. Après avoir renseigné le réalisé et le RAF, les cellules PLAN (= somme de Réalisé + RAF) et CONS (= Consommé ou % d'avancement théorique de la tâche) se colorent en vert si on respecte le temps prévisionnel, ou en rouge si l'on dépasse le temps initialement prévu. Ainsi, on peut voir semaine après semaine l'évolution du projet et on repère facilement les tâches qui posent (ou qui vont poser) problème. 2. Une seconde version également utilisée chez Nurun Elle correspond a une saisie quotidienne des heures. Dans cette version, plus adaptée aux gros projets, on peut faire la distinction entre les workstream (Créa, Integration, Flash, IT...) car chaque workstream se trouve sur un onglet séparé. Ainsi, on peut les traiter de façon indépendante pour avoir un état d'avancement par workstream. Mais on peut également avoir un état d'avancement "global projet" : tous les éléments du 1er onglet se mettent a jour automatiquement en fonction des heures saisies dans chacun des autres onglets. C'est donc l'agrégation des temps des différents workstreams qui composent ce récapitulatif projet. Egalement, les changements de couleur des cellules sont utilisés : · pour chaque workstream, dès que le temps réévalué est supérieur au temps initialement planifié, la cellule du réévalué se colore en rouge. Elle reprend sa couleur initiale si le chiffre redevient inférieur. · sur le récap, si le % d'avancement réel est inférieur au % d'avancement théorique, la cellule du % d'avancement réel se colore en rouge pour indiquer le retard. INTÉRET DE CE DOCUMENT Quand il est bien renseigné, le document de follow up permet : · d'avoir un état d'avancement quantifié (et donc précis) du projet, et ce au global ou pour un ou plusieurs workstreams (Créa, Flash, Dev IT…) · de comparer les estimations initiales VS les réévaluations faites au fur et a mesure, · de donner de la visibilité au Client ET au Chef de Projet quand a la tenue du planning (permet de savoir si on est "on track"), · de rassurer le client lors des réunions de suivi de projet et de lui montrer que le planning est "under control", · d'identifier assez rapidement les tâches qui seront plus longues a achever que prévu, · et ainsi anticiper les dérapages, prévenir le client et proposer un plan d'action. CONCLUSION Tout l'enjeu du document de follow up réside donc dans la bonne estimation du RAF. Cette estimation doit se faire en fonction des ressources, de leurs compétences, de leur rapidité d'exécution, de la fiabilité de leurs estimations et de leur travail, de la complexité des tâches, de la longueur du travail a accomplir, des risques et aléas liés au projet... La saisie des heures n'est pas un exercice stimulant intellectuellement parlant. Par contre, la prise en compte de tous ces facteurs pour renseigner le Reste A Faire fait que cela devient un challenge intéressant. Cela nous oblige a sans cesse être méfiant vis-a-vis du planning, a être proactif et anticiper ainsi risques de dérapage. S'il le document de follow up est bien renseigné, l'équipe dispose d'un document qui reflète la réalité de l'état d'avancement d'un projet a date. On évite ainsi de naviguer a vue et cela permet de réellement "piloter le projet". C'est donc un document indispensable a tout Chef de Projet. TÉLÉCHARGER LES 2 DOCUMENTS DE FOLLOW UP Voici les 2 documents de follow up a télécharger au format Excel : la version hebdomadaire (v1) et la version quotidienne (v2) . Attention, il faut activer les macros pour utiliser convenablement le document de follow up. Prochain billet de la série : "Les outils indispensables de la gestion de projet : Conclusion". [lien] [FR]

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Trouvez la4inspiration pour votre blog avec Google Alerts

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